O skutecznym delegowaniu zadań. Część 1

 

Moja praca spędza mi sen z powiek. Jestem szefową działu i kieruję zespołem ludzi. Jestem już bardzo zmęczona tym, że każdego trzeba przypilnować, każdemu pokazać palcem, co ma do zrobienia. To na mojej głowie jest to, aby zadania które im zlecam były wykonane w czasie. A potem i tak siedzę po nocach i poprawiam po nich. Czasami już nie mam siły i ochoty zmagać się z moimi pracownikami. Czy oni nie mogą pracować uczciwie i rzetelnie jak ja?

 

          Naturalnym jest, że mierzymy innych ludzi własną miarką. Jeśli dla nas wartością jest pracowitość i dokładność, liczymy na to że nasi współpracownicy będą myśleć i działać podobnie. Rzeczywistość wygląda jednak inaczej. Każdy z nas ma trochę odmienne standardy pracy i życia, inaczej przeżywa trudy dnia codziennego.

Jak więc osiągnąć skuteczność w zarządzaniu zespołem, aby móc pełnić funkcję tylko szefa i nie wykonywać pracy za innych?

Po pierwsze warto uwierzyć, że nasi pracownicy potrafią wykonać SAMODZIELNE zadanie, które im wyznaczamy.  Jeśli będziemy żyć przekonaniem, że to my wiemy najlepiej jak wypełnić określone obowiązki, nasz poziom oczekiwań wobec sprawności innych ludzi może się okazać niemożliwy do spełnienia. Być może inni nie będą tak skrupulatni jak my, być może nie posiadają aż takiego doświadczenia jak my. Warto jednak, dla własnego spokoju, ale i dla możliwości rozwijania się przez naszych podwładnych – mówiąc kolokwialnie – odpuścić sobie.

Drugą ważną kwestią jest nasza umiejętność klarownego, czyli jednakowo zrozumianego dla nas i dla odbiorcy przekazywania komunikatów odnośnie tego, co ma być zrobione.

Pracując z kimś dłuższy czas, albo mając w swoim zespole ludzi, o których wiemy, że posiadają znaczące doświadczenie zawodowe, oczekujemy czasami, że domyślą się, co i ja należy wykonać. Nic bardziej mylnego.

 

Życie pokazuje, że jasnowidzów i takich, którzy umieją czytać w naszych myślach jest niewielu. Warto więc każde wydelegowane do wykonania zadanie poprzedzić zawarciem mini-kontraktu. Może to być ustne tylko ustalenie, co jest do zrobienia. Zaś w przypadku bardziej złożonych zadań lub jeśli mają one strategiczne znaczenia dla naszej zawodowej sfery ustalenia warto spisać.

 

 

Wówczas warunki mamy czarne na białym mamy i możemy się do nich odwoływać.

Nasze wytyczne powinny spełniać tak zwaną zasadę SMART. Oto, jak rozszyfrować powyższy skrót. Zadanie opisane przy pomocy reguły SMART jest:

S – specyficzne, czyli wyjątkowe, wyróżniające się spośród pozostałej części pracy, mające początek i koniec, jasne granice etc.

M – mierzalne – wiadomo, jak będzie weryfikowana poprawność jego wykonania – jak mierzona efektywność, jak określana jakość.

A – akceptowalne – osoba, które będzie je wykonywać musi mieć przekonanie, co do zasadności danego zadania, musi je rozumieć i akceptować.

R – realne, czyli możliwe do wykonania przez danego pracownika, w zastanych okolicznościach i posiadając takie a nie inne zasoby.

T – od słowa „time” – czas, czyli zadanie umiejscowione w czasie, terminowe. Ustalamy kiedy realizacja zadania ma się rozpocząć a kiedy zakończyć. I tutaj ważna uwaga, jeśli umawiamy się z pracownikiem, że ma dostarczyć nam na przykład raport na piątek 19 listopada pamiętajmy, że najprawdopodobniej otrzymamy go na koniec naszego dnia pracy. Jeśli więc zależy nam na tym, aby otrzymać go wcześniej, na przykład rano, jasno to zaznaczmy.

Na lekturę części 2 zapraszam 26.03.2015